KVKK Aydınlatma Metni

1.              GİRİŞ

1.1.         Politikanın Amacı

1.1.1.    Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın (Politika) amacı, KOCAELİ SANAYİ ODASI (KOSANO) kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak ve süreçlere ilişkin esasları belirlemektir.

1.2.         Kapsamı

1.3.         Politika, KOSANO tarafından yönetilen, kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen tüm faaliyetlerde uygulanmaktadır ve kişisel verisi işlenen kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

1.4.         Bu politika, kişisel veri niteliği taşımayan verilere uygulanmaz.

2.              TANIMLAR

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Düzenlemeleri: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kişisel verilerin korunmasına yönelik yönetmelik, tebliğ ve ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu kararları, mahkeme kararları ile verilerin korunmasına yönelik uygulanabilir uluslararası anlaşmaları ve diğer her türlü mevzuat.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verileri KOSANO tarafından veya KOSANO adına işleme sokulan gerçek kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu: ilgili kişilerin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Politika: Kişisel Verilerin Korunması Politikası

3.              KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER

3.1.         KOSANO tarafından kişisel veri işleme süreçlerinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket edilecektir.

3.1.1.    Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme

3.1.2.    Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma

3.1.3.    Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme

3.1.4.    Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme

3.1.5.    Kişisel verileri mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme

4.              KİŞİSEL VERİLERİN KANUN DÜZENLEMELERİNDEKİ İŞLEME ŞARTLARINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLENMESİ

4.1.         Açık Rıza

4.1.1.    Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri ilgili kişinin açık rızası olup, ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi kapsamında yapılacak bilgilendirme sonrası ve ilgili kişilerin açık rıza vermesi halinde işlenir. Aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde açık rıza alınmadan önce ilgili kişilere hakları bildirilir.

4.2.         Kişisel Verilerin Açık Rıza Alınmaksızın İşlenmesi

4.2.1.    Aşağıdaki durumlarda KOSANO ilgili kişinin açık rızası olmadan kişisel verileri işleyebilecektir.

4.2.1.1.                  Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

4.2.1.2.                  Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

4.2.1.3.                  Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

4.2.1.4.                  Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

4.2.1.5.                  İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

4.2.1.6.                  Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

4.2.1.7.                  İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

5.              KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE AKTARILAN KİŞİLER TARAFINDAN İŞLENMESİ

5.1.         KOSANO, Kanun’da yer alan şartlara uyarak kişisel verileri yurt içinde veya yurt dışında aktarabilecektir. Aktarıma ilişkin bilgiler ilgili aydınlatma ve/veya açık rıza metinlerinde yer almaktadır.

5.2.          KOSANO, gerçek ya da tüzel bir kişiye kişisel veri aktardığı durumda, kişisel veri aktardığı kişilerin de işbu politikaya uymasını sağlar. Bu kapsamda aktarılan kişi ile akdedilen sözleşmelere gerekli koruyucu düzenlemeler eklenir. KOSANO, veri aktarımı sırasında hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik ve idari önlemler almaktadır.

5.3.         KOSANO, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel ilgili kişiye bildirmektedir.

5.4.         KOSANO, Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve Kurul tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.

6.              İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI VE BU HAKLARI KULLANMASI

6.1.         İlgili kişinin sahip olduğu haklar aşağıda yer almaktadır.

6.1.1.    Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

6.1.2.    Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

6.1.3.    Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

6.1.4.    Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı kişileri bilme,

6.1.5.    Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme,

6.1.6.    Kanun’a uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme,

6.1.7.    İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

6.1.8.    Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

6.2.         İlgili Kişinin Haklarını Kullanması

6.2.1.    İlgili kişiler bu politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini, kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle ücretsiz olarak iletebilecektir.

6.2.1.1.                  KARABAŞ MAHALLESİ SANAYİ FUARI 2. CADDE NO:4 İZMİT adresimize bizzat teslim ederek

6.2.1.2.                  kvkk@kosano.org.tr elektronik posta adresimize (Konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatı Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.)

7.              KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

7.1.         KOSANO, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.

7.2.         Teknik Tedbirler

7.2.1.    Teknik konularda yetkili personel veya dış kaynak kullanımı sağlanarak KOSANO bünyesinde sürekli personel çalıştırılmaktadır.

7.2.2.    Kişisel verilerinizin saklanacağı veri tabanları ve yazılımsal/donanımsal depolama üniteleri ve benzeri teknik altyapı oluşturulmakta ve kullanılmaktadır.

7.2.3.    Kişisel Verilerin İşleme Envanteri oluşturulacak işlenen tüm kişisel veriler tespit edilmekte ve bu verilerin işlenmesi sırasında ortaya çıkabilecek risk ve tehditler belirlenmektedir.

7.2.4.    Riskli durumlar yeniden incelenerek gerekli teknolojik çözümler üretilmektedir.

7.2.5.    Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmaktadır.

7.2.6.    Kişisel verilerin güvenli şekilde imha edilmesi için teknik alt yapılar ve bunlara ilişkin denetim mekanizmaları ve teknik önlemler oluşturulmakta ve uygun imha yöntemi belirlenmektedir.

7.2.7.    Kişisel verilerin imha edilmesi konusunda teknik uzmanlığı olan çalışanlar istihdam edilmekte ya da bu sürecin gerçekleşeceği durumlarda dış teknik destek alınmaktadır.

7.2.8.    Kâğıt ortamında bulunan verilerin imhası öğütücü makinalar tarafından yapılmaktadır. Bu makinalar veri işleyenlerin kolay bir şekilde kullanabileceği lokasyonlarda bulunmaktadır.

7.2.9.    Erişim yetkileri düzenlenmekte ve sürekli olarak kontrol edilmektedir.

7.3.         İdari Tedbirler

7.3.1.    Kişisel verilerin hukuka uygun saklanması konusunda farkındalık faaliyetleri ve eğitimleri yapılmaktadır.

7.3.2.    KOSANO bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler ilgili birimler bazında analiz edilmekte, bu kapsamda her birim tarafından Kişisel Verileri İşleme Envanteri hazırlanmakta ve tek bir veri envanteri halinde saklanmaktadır.

7.3.3.    Kişisel verilerin işlenmesi sürecinde uygulanacak politika ve prosedürler oluşturulmakta ve uygulanmaktadır.

7.3.4.    İşlenen kişisel verilerin azaltılmasına yönelik çalışmalar yürütülmektedir.

7.3.5.    Kişisel verilerin saklanması için iş birliği yapılması durumunda kişisel verilerin aktarıldığı gerçek/tüzel kişiler ile yapılan sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümlere yer vermekteyiz.

7.3.6.    Tarafımıza kişisel veri aktaran hizmet aldığımız gerçek/tüzel kişiler ile gizlilik sözleşmeleri imzalamakta, bu verilerin hukuka uygun aktarıldığı konusunda bu sözleşmeler yoluyla teyit almaktayız.

7.3.7.    Kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmektedir.

7.3.8.    Denetim mekanizmaları ile kişisel verilerin imha işlemlerinin zamanında yapılıp yapılmadığı ve ilgili kayıtların alınıp alınmadığı kontrol edilmektedir.

7.4.         Kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşası durumunda alınacak tedbirler

7.4.1.    KOSANO, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul’a bildirecektir. Kurul tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum Kurul’un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

8.              KOSANO TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

8.1.         KOSANO tarafından aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir.

8.2.         Aşağıdaki tabloda ilgili kişiler ve bu sınıflar içerisindeki kişilerin hangi tip kişisel verilerinin işlendiği detaylandırılmaktadır.